文章來源：http://www.businesstoday.com.tw/article-content-80407-116737
撰文 / 競爭力直升機
什麼是「倒金字塔說話術」？
逆轉說話順序，先說「結論」更精采
倒金字塔〈inverted pyramid〉名思義是指顛倒的金字塔。頂點在最上方，把它顛倒之後，頂點就變成巨大的四角底座。延伸運用在日常生活中，從大事到小事，按照事情的重要性陳述，就是所謂的「倒金字塔」。
「倒金字塔」也是電視、報紙等媒體在報導寫作時的國際標準。不僅如此，更有人把它視為一種淺顯易懂、不會被誤解的文章體裁，廣泛地應用在論文、簡報、企劃書、E-mail、部落格等撰寫。在擔任媒體訓練講師時，我也經常傳授「倒金字塔說話術」幫助大家培養不會被誤會的說話方式。
簡言之，倒金字塔就是先說出最重要的「結論」，緊接著再說出「第二重要」的內容，通常我們會在這時說明造成結論的理由及原因。然後才是第三重要的內容，接著再敘述更次要的內容……依此類推。
別以為這個很容易，有位擔任小學老師的朋友曾告訴我，對於小孩來說，倒金字塔的說話方式非常困難。聽說他有一回帶著四年級的小學生遠足，回程時，一頭山豬從旁邊狂奔而過，這個畫面當場讓大家驚訝不已。隔天，他要求孩子們以「我遇見了山豬」為題目寫一篇作文。雖然老師有引導學生可以先寫出自己「印象最深刻」的地方，但幾乎全班同學還是從「出發去遠足」開始寫起。依照早上起床、學校集合、跟同學一起走出校門、吃午餐……流水帳式的敘述；至於看見山豬被嚇一跳的事情，都被學生放到作文的最後才出現。
由此可知，按照時間順序說話是最自然的表達方式，平時我們常不自覺地使用這種方式說話。但是，當我們想表達一件會讓對方感到驚訝的事情時，又會很自然地使用倒金字塔敘述。就像下頁的例子。
範例
「我的車被撞了！對方是一輛計程車，他根本沒看紅綠燈就一頭撞上我的車門。我們兩台車都嚴重凹陷，幸好沒人受傷。那是今天早上十點左右發生的事，當時我才剛收完貨回來。就在店外面那個十字路口撞到。後續的處理真是累人。總共來了四輛警車，還有一堆人在旁邊圍觀。我一直處理到下午，才總算能回去上班呢。」
說話者一開始先說出「我的車被撞了」這個結論，接著再說明「一輛計程車根本沒看紅綠燈，一頭撞上我的車門」這個理由，最後再依照對方認為重要的順序來敘述車禍的始末。這就是倒金字塔的說話方式，不過在日常生活中，我們卻極少使用這種方式來敘述事情。
「倒金字塔說話術」的優點
讓結局先登場，說服力道最強
相信各位已經明白只要開宗明義指出事情的核心訊息，在第一時間就提出結論，就能讓對方快速地理解內容。同時不會讓人誤解話中的重點。而且倒金字塔在資訊傳達速度、印象度等方面，也勝過其他的表達方式。
究竟為什麼「開門見山地說出結論」就不會產生誤解呢？
舉例來說，向主管報告專案進度時，主管通常已經很清楚專案的整體架構和背景。在這樣的前提下，主管詢問下屬關於「針對夏季高需求量而研發的新產品，何時可投入市場」的問題。這時候如果下屬採取「時序性」的敘述，就很容易引起誤解。
範例
按照「時間順序」說話，最容易被誤解
【問題】什麼時候可以投入市場？
【回答】試驗品的研發進度落後，聽說還要二個月，也就是大概在五月才能完成。接下來，我們會針對試驗品進行安全性檢測，並著手設計生產線，大約三個月後便能開始量產。這麼一來，就要到八月底才能出貨了。這樣是趕不上高需求期的。我們正在想辦法提早出貨。首先我們會將投入試驗品研發的工作人員增加一倍，並且在每個階段都進行安全性檢測，生產線方面，可依照試驗品的設計圖來打造。這樣一來，我想我們就可以趕在七月初出貨了。在上述例子「我想我們可以趕在七月初出貨」這個結論，一直到最後才出現。也許各位會認為，既然都在最後說出結論了，怎麼還會被誤解呢？但事實並非如此。
一旦將結論放在最後，遭到誤解的機率就會大幅提高。
一個結論二種說法，說服力道完全不同
為什麼呢？因為主管已經先得到「試驗品研發進度落後」的訊息，在這個前提下，從下屬解釋造成「進度落後」的原因開始，一直到「我想我們可以趕在七月初出貨」的結論，中間的空檔等於提供給主管胡思亂想的時間，也就是發揮想像力的空間。
假如主管很擔心新產品無法如期投入市場，那麼在這段時間內，他便會因為過於擔憂而想像許多負面的狀況：「正如下屬所說，試驗品的研發進度落後確實是個嚴重問題」、「為了提早出貨而想出來的對策，怎麼看都像是應急」、「那些對策應該無法全部順利進行吧」。
這麼一來，即使最後聽到「我想我們可以趕在七月初出貨」的結論時，主管恐怕早已產生先入為主的觀念，依照自己的想像，將結論理解成「對策必須全部順利、條件也都齊全的狀況下，才有辦法在七月初出貨」。
還有一種情況，雖然是一樣的回答，但仍會造成對方產生完全相反的理解。假設主管認為「在七月初出貨是首要之務」，那麼在結論出現之前，主管可能會想像出符合自己期望的正面情境，如「試驗品的進度雖然落後很多，但我們必須想辦法解決」、「每個對策都是可以確實執行的」、「對策都很棒。一定會非常順利」等。這麼一來，主管對於「我想我們可以趕在七月初出貨」這句話有了正向解釋，可能會過度樂觀的將結論理解為「新產品確定可以在七月初出貨」。
別留給對方胡思亂想的空間
換句話說，按照時序性的說話方式，容易因為對方先入為主的想法，讓同一個結論產生不同的理解。從「只有在對策順利進行的狀況下，新產品才能在七月初出貨」到「因為已經想出了對策，所以新產品必定可以在七月初出貨」，兩者差距很遠，而且都不是說話者真正想傳達的訊息。
在這種狀況下，無論是哪一種解釋，都有可能引起誤解。因為下屬想表達的既不是「假如對策進行得不順利，便很難在七月初出貨」，也不是「我們準備了萬全的對策，在七月初出貨已經是定案了」。他可能只是想敘述「透過採取一些對策，我想我們可以趕在七月初出貨」而已。因此無論是何種解釋，都是對方先入為主的理解，也就是說話者的原意遭到了誤解。
電影常會按照時間順序說故事，原因是這樣能讓觀眾在觀賞時，有想像的空間和樂趣。隨著故事的發展，觀眾會一邊想像著「接下來是不是那樣？會不會這樣呢？」因為未知而感到緊張和期待。即使如此，因為每個人的想像力不同，也可能對結局產生不同理解。
不想給對方有先入為主的想像空間，有什麼好辦法呢？只要採取不讓對方有機會發揮想像力的說話方式即可。絕對不能到最後才說出結論，這就是倒金字塔—依照「重要性」說話的表達方式。
範例
一開始就說「結論」，才有說服力
【問題】什麼時候可以投入市場？
【回答】以目前的狀況看來，我想我們可以趕在七月初出貨。我們會將投入試驗品研發的工作人員增加一倍，並且在每個階段都先進行安全性檢測，至於生產線，則會依照試驗品的設計圖打造。這麼一來，應該就能彌補之前試驗品研發時落後的進度。假如不採取任何補救措施，試驗品要到五月完成，八月底才能出貨，就無法趕上高需求期了。
一開始先說結論，主管的想像力就沒有發揮空間。這麼一來，在結論後面的資訊，全部都會被理解為針對結論「補充說明」。
就算主管擔心新產品無法如期投入市場，也沒有發揮想像力的空間，只能根據結論來推測「以目前的狀況看來，我想我們可以趕在七月初出貨」。萬一主管還是不放心，也會主動詢問：「萬一對策進行得不順利，你打算怎麼辦？
倒金字塔的回答方式，既不會造成對方擅自做出解釋，還能引導對方進行確認。而「確認」這個步驟，正是避免誤解的最佳方法。
即使認為「在七月初出貨是首要之務」的主管，在聽取簡報的過程中，也無法任意發揮想像力，他或許會進一步詢問：「你的意思是說，我可以當作七月初一定能出貨囉？」這時候，下屬就能把握機會，更明快清楚地傳達自己的想法。
雖然按照時間順序報告，主管也可能會提出問題，但是因為這當中給了主管發揮想像力的空間，所以主管的提問可能會帶有預設立場。有沒有帶著預設或偏見的提問，兩者是天壤之別。假設主管已經有預設立場，提出的問題大多只是想確認他的預設答案是否正確。一旦產生了誤解，想要澄清就會變得更困難。
改變說話順序的關鍵
大腦先想答案，克服說話恐懼
為什麼我們總是依照「時間順序」，而非「重要性」說話呢？如何才能成功反轉？以下三點是關鍵。
1.改變「起承轉合」的說話慣性
首先是「習慣」，我們從小到大學習寫作的基本方式就是「起承轉合」。日常生活的對話、小說、電影、相聲、連續劇、紀錄片等，大部分也都是用起承轉合的方式敘述。在撰寫倒金字塔的文章時，我們有時間可以思考，所以不難辦到，但是平常對話或接受提問時，突然要從結論開始敘述，因為違反習慣，所以產生難度。想要成功說服他人，就必須隨時抱持著「把順序顛倒過來，再開口說話」的意識，並且持之以恆。
2.事前充分準備，減少思考時間
沒有事先準備，也是不擅長從結論開始敘述的原因之一。比方在商務談話、記者會或求職面試時，我們都會猜題，然後事先準備答案。只要腦袋裡面有答案，就比較容易有意識地從最核心的資訊〈也就是結論〉開始敘述。如果碰到出乎預料之外的問題時，就必須當場思考答案了。也就是說，我們必須先在腦中整理答案，才有辦法說出結論；但是在思考的過程中，我們不可能一直保持沉默，就只好說明事情的起源或背景。
進行媒體訓練時常看到類似狀況。本來用倒金字塔順利應答的人，突然開始說明背景或其他細節，代表他正在思考答案。像這樣只是動動嘴巴，隨口而出的內容，最容易引起誤解。應付這種狀況的完美對策就是在事前思考所有可能被問到的問題。
3.針對結論強化信心
第三點也是商務談話和媒體訓練中常見的狀況，雖然知道答案，但是對內容沒有信心，導致無法貫徹倒金字塔的敘述。以前面範例來說，「如果新產品沒在七月初出貨，就會滯銷」的後果，下屬其實心知肚明。換句話說，七月出貨必須是唯一的結論。為了加速研發，他雖然已經事先安排各種對策，盡全力補救。但是否真能如期出貨，他其實也沒把握。
在這種情況下要說出「我想我們可以趕在七月初出貨」的結論，確實需要很大的勇氣。這也是為什麼人們總會不自覺地先從背景開始說明，因為假設先說出狀況有多艱難，萬一事情的發展不如原來提出的結論時，就能找到脫罪的藉口。
實際上，按照順序的說話方式，反而更容易給對方恣意解釋的空間。主管聽完之後，可能以為「七月初出貨有困難」，也可能覺得「太好了，我們就決定七月初出貨吧！」不管是哪一種解釋，全仰賴對方的想像力。如何回答才是上策呢？相信不用我贅述—在第一時間傳達「我們的目標是在七月初出貨，但沒有確切把握」就是最好的說法。
範例
「倒金字塔說話術」讓溝通更順暢
【問題】什麼時候可以投入市場？
【回答】目標是在七月初出貨，但是以現狀看來，還無法確定能否達成。
我們會將研發試驗品的工作人員增加一倍，並在每個階段都先進行安全性檢測，而且生產線會依照試驗品的設計圖打造。
〈本文選自全書 李幸臻 整理〉
作者：
【媒體訓練講師】山口明雄
1945年生於石川縣。東京外國語大學畢業後，進入NHK任職，在帶廣．札幌放送局負責節目製作。1985年創設公關公司「Access East股份有限公司」擔任董事長至今。自1995年起的3年間，兼任全球知名公關公司「偉達公共關係顧問公司（Hill and Knowlton）」日本分公司總經理。17年來，已針對3,500多位企業．政府機關．團體的經營者或主管、公關部門人員、政府高官、財政界的高層等，進行媒體訓練、簡報訓練、商務談話訓練等。著有《不再害怕面對媒體！媒體訓練的一切》等書。
書名：結論說得漂亮，說服力100%：38個不被誤解的說話技巧，活用「倒金字塔說話術」人際溝通無往不利！
出版：核果文化
目錄：
前言：為什麼你說話老是被誤會？
第1部 「不會招致誤解的說話方式」的技術
PART1 別用說故事的方式，應用倒金字塔來敘述
1 何謂倒金字塔？
2 為什麼用倒金字塔敘述，就不會產生誤解？
3 為什麼我們不擅長從結論開始敘述？
4 如何才能使用倒金字塔敘述？
PART2 分為「導言」與「細目」
1 雙層倒金字塔
2 何謂導言？
3 不讓人發揮想像力的驚人設計──5W1H
4 「導言＋細目」是避免產生誤解的劃時代體裁
5 替細目賦予魅力的技巧
PART3 試著用新聞體裁撰寫「浦島太郎」
1 分別用故事體裁與新聞體裁來說浦島太郎的故事
2 倒金字塔的歷史及其今後所扮演的角色
PART4 「不會招致誤解的說話方式」的十個提示
1 「拙於言詞的人」，說起話來比「能言善道的人」還要明瞭易懂!?
2 「不會招致誤解的說話方式」的提示① 面對問題時，從本質開始回答
3 「不會招致誤解的說話方式」的提示② 以「就算說了對方也不懂」為前提而說
4 「不會招致誤解的說話方式」的提示③ 配合對方的期望
5 「不會招致誤解的說話方式」的提示④ 配合對方的等級
6 「不會招致誤解的說話方式」的提示⑤ 只對夥伴和專家使用專業用語
7 「不會招致誤解的說話方式」的提示⑥ 不可使用外來語和簡稱
8 「不會招致誤解的說話方式」的提示⑦ 辭不達意、說明不足，是招致誤解的源頭
9 「不會招致誤解的說話方式」的提示⑧ 避免「Yes, but回答法」
10 「不會招致誤解的說話方式」的提示⑨ 極力避免使用模稜兩可的措辭
11 「不會招致誤解的說話方式」的提示⑩ 盡量不要比較
PART5 實際演練「不會招致誤解的說話方式」
1 「不會招致誤解的說話方式」的範例① 專案報告
2 「不會招致誤解的說話方式」的範例② 求職面試的自我介紹
3 「不會招致誤解的說話方式」的範例③ 道歉記者會的開場演說
第2部 「不會引來圍剿的回答方式」的技術
PART1 網路圍剿與媒體圍剿
1 如何避免引來圍剿或失言事件
2 不會引來圍剿的說話方式．6個提示
PART2 不會引來圍剿的「說話方式」與「回答方式」
1 發言和回答是不同的
2 答覆的基本原則──將回答分成3個部份
3 該怎麼回答「令人傷腦筋的問題」？
4 關鍵訊息
5 緩衝不
6 面對問題時，第一句話該回答什麼？
Ⅲ 「令人傷腦筋的問題」的回答方式
①不想回答的問題／②不可以回答的問題／③難以回答的問題／④沒有人知道答案的問題／⑤惡意的問題／⑥設下「陷阱」的問題／⑦誘導式問題／⑧誤導式問題／⑨假設性問題／⑩模糊的問題／⑪範圍太廣的問題／⑫提問者的不當發言（非問題）
PART3 「不會引來圍剿的回答方式」關鍵在於準備
1 注意遭到圍剿的前例
2 製作預測問答集
3 準備意料之外的問題
4 做好準備，避免被迫採取守勢
5 準備容易被引用、令人印象深刻的評語
後記：用倒金字塔方式說話一點也不難
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